Was löst den Prozess aus?
Zum Beispiel eine E-Mail, ein Formular, eine neue Datei, ein Termin oder ein geänderter Status.
Freie Orientierung
Welche Prozesse lassen sich mit Microsoft 365 automatisieren?
Ein guter Kandidat ist nicht einfach nur lästig. Er ist wiederkehrend, ausreichend regelbasiert und besitzt ein Ergebnis, das sich eindeutig prüfen lässt.
Schnelle Einordnung
Sechs Fragen an einen möglichen Workflow.
Je mehr Fragen klar beantwortet werden können, desto besser lässt sich ein erster Automatisierungs-Scope abgrenzen.
Welche Schritte wiederholen sich?
Daten übertragen, prüfen, benennen, ablegen, zuweisen, erinnern oder eine Entscheidung einholen.
Welche Regeln gelten?
Wer ist zuständig, welche Pflichtangaben gibt es und wann unterscheidet sich der nächste Schritt?
Welche Systeme sind beteiligt?
Outlook, Teams, SharePoint, Excel, Power Apps oder eine externe Anwendung mit passender Schnittstelle.
Welche Ausnahmen treten auf?
Fehlende Daten, Dubletten, Abwesenheiten, falsche Dateitypen oder fachliche Rückfragen.
Wann ist der Ablauf erfolgreich?
Das Ergebnis muss konkret prüfbar sein, etwa durch Status, abgelegte Datei, zugestellte Aufgabe oder dokumentierte Entscheidung.
Gute Kandidaten
Wiederkehrend, regelbasiert und ausreichend stabil.
- Der Ablauf tritt regelmäßig auf.
- Eingaben und Ergebnis lassen sich beschreiben.
- Entscheidungen folgen nachvollziehbaren Regeln.
- Die beteiligten Systeme sind technisch erreichbar.
- Eine fachlich verantwortliche Person ist benannt.
Noch nicht bereit
Unklar, selten oder ständig wechselnd.
- Niemand kann den heutigen Ablauf verbindlich erklären.
- Jeder Vorgang benötigt eine vollständig neue Einzelfallentscheidung.
- Daten und Verantwortungen ändern sich laufend.
- Die erwartete Entlastung steht in keinem Verhältnis zum Aufbau.
- Ein manuell vereinfachter Prozess wäre der bessere erste Schritt.
Sinnvoll starten
Erst einen fokussierten Ablauf stabilisieren.
Ein klarer erster Workflow liefert mehr Erkenntnis als ein breites Automatisierungsprogramm mit ungeklärten Grundlagen.
Wählen Sie einen Ablauf, dessen Beteiligte erreichbar sind, dessen Ergebnis sichtbar ist und dessen Ausnahmen sich gemeinsam benennen lassen. Danach kann auf derselben technischen und organisatorischen Grundlage weiter ausgebaut werden.