Zentraler Eingang
Definierte Quellen statt Weiterleitungen an persönliche Postfächer und paralleler Ablagen.
Power Automate + SharePoint + Teams
Freigaben für Rechnungen mit Microsoft 365 automatisieren.
Von der eingehenden Rechnung über Prüfung und Freigabe bis zur dokumentierten Übergabe: LeanFlow bildet einen klar abgegrenzten Rechnungsworkflow mit den passenden Microsoft-365-Bausteinen ab.
Beispielhafter Zielprozess
Jeder Beleg hat einen Status und eine nächste Verantwortung.
Der genaue Ablauf richtet sich nach Ihrer Organisation. Die Grundstruktur schafft jedoch durchgehend Klarheit darüber, wo eine Rechnung liegt und was als Nächstes passieren muss.
1
Eingang
Rechnung aus Postfach, Upload oder definierter Quelle erfassen.
2
Vorprüfung
Pflichtangaben, Dateityp, Dublette und Zuordnung kontrollieren.
3
Freigabe
Passende Rolle mit Kontext, Frist und Vertretungsregel einbinden.
4
Übergabe
Freigegebenen Vorgang für die weitere Bearbeitung bereitstellen.
5
Nachweis
Status, Entscheidung und Zeitpunkte nachvollziehbar dokumentieren.
Was der Workflow regelt
Fachlicher Prozess vor technischer Abkürzung.
Nicht jede Rechnungsverarbeitung benötigt dieselbe Tiefe. Vor der Umsetzung wird festgelegt, welche Aufgaben Microsoft 365 übernimmt und wo Buchhaltung oder ERP bewusst zuständig bleiben.
Eindeutige Zuordnung
Kostenstelle, Besteller, Gesellschaft oder andere Merkmale bestimmen den nächsten Bearbeitungsschritt.
Klare Entscheidung
Freigabe, Ablehnung und Rückfrage werden mit Kommentar und Zeitpunkt am Vorgang dokumentiert.
Frist und Erinnerung
Offene Aufgaben bleiben sichtbar und werden nach vereinbarten Regeln erneut adressiert oder eskaliert.
Vertretungsfall
Abwesenheiten führen nicht automatisch zum Stillstand, wenn Rollen und Ersatzwege vorher geklärt sind.
Kontrollierte Übergabe
Freigegebene Unterlagen und Statusdaten werden für den anschließenden Buchungsprozess bereitgestellt.
Systemgrenzen
Was Microsoft 365 übernimmt – und was vorher geklärt wird.
Ein Rechnungsworkflow ist keine pauschale Buchhaltungssoftware. Die klare Grenze zu ERP, Steuerberatung, Archiv und fachlicher Prüfung gehört deshalb in den Scope.
| Bereich | Mögliche Aufgabe in Microsoft 365 | Vorher zu klären |
|---|---|---|
| Eingang | Datei übernehmen, benennen und Vorgang anlegen | Postfach, Formate, Dubletten und zulässige Quellen |
| Prüfung | Pflichtangaben und definierte Regeln kontrollieren | Fachliche Verantwortung und Umgang mit Abweichungen |
| Freigabe | Aufgabe zustellen, Entscheidung und Kommentar speichern | Freigabegrenzen, Rollen, Vertretung und Eskalation |
| Übergabe | Dokument und Status für Folgesystem bereitstellen | Schnittstelle, Importformat und führendes System |
| Archiv | Definierte Ablage und Metadaten anwenden | Aufbewahrung, Unveränderbarkeit und rechtliche Anforderungen |
Ablaufbeispiel
Technischer Ausschnitt
Ein Rechnungsprozess besteht aus mehr als einer Freigabe-E-Mail.
Der demonstrative Flow zeigt die Verarbeitung strukturierter Rechnungspositionen, Berechnungen und Dokumenterstellung. In einem realen Projekt kommen je nach Scope Eingang, Zuständigkeit, Freigaberegeln, Fehlerpfade und Übergabe hinzu.
- Fachliche Regeln werden vor der Freigabe geprüft.
- Positionen und Summen bleiben strukturiert nachvollziehbar.
- Folgeschritte starten nur bei eindeutigem Status.
- Technische und organisatorische Ausnahmefälle werden getrennt behandelt.
Voraussetzungen
Diese Entscheidungen braucht ein belastbarer Scope.
Je klarer Rollen und Systemgrenzen sind, desto weniger Sonderlogik muss später in den Flow eingebaut werden.
Rollen
Wer prüft fachlich, wer gibt frei, wer vertritt und wer löst Rückfragen?
Daten
Welche Angaben müssen vorhanden sein und welche Quelle ist für jeden Wert führend?
Schnittstellen
Wie gelangen freigegebene Vorgänge in Buchhaltung, ERP oder nachgelagerte Abläufe?
Aufbewahrung
Welche Vorgaben gelten für Zugriff, Versionierung, Archiv und Löschung?
Rechnungsworkflow FAQ
Fragen zur Einordnung.
Die fachliche und rechtliche Verantwortung bleibt bei Ihrem Unternehmen. LeanFlow setzt den vereinbarten technischen Workflow um.
Kann Power Automate Rechnungen automatisch auslesen?
Das ist mit zusätzlichen Microsoft-Diensten oder anderen Schnittstellen möglich, hängt aber von Formaten, Qualität und Lizenzierung ab. Ein Projekt kann ebenso mit bereits strukturierten Daten oder einer manuellen Vorprüfung starten.
Ersetzt der Workflow unser Buchhaltungs- oder ERP-System?
In der Regel nicht. Microsoft 365 kann Eingang, Prüfung, Freigabe und Übergabe strukturieren. Das führende Buchhaltungs- oder ERP-System und dessen Schnittstellen werden separat berücksichtigt.
Können Freigaben in Microsoft Teams erfolgen?
Ja. Aufgaben und Entscheidungen können je nach Aufbau über Teams und Microsoft Approvals eingebunden werden. Der fachliche Status sollte trotzdem zentral und nachvollziehbar gespeichert werden.
Was kostet eine automatisierte Rechnungsfreigabe?
Das hängt von Eingangskanälen, Freigaberegeln, Vertretungen, Schnittstellen und Archivanforderungen ab. Neue klar abgegrenzte Workflows starten in der Regel ab 4.400 €. Nach der Prozessklärung erhalten Sie einen konkreten Scope.
Konkreter nächster Schritt
Wie läuft Ihre Rechnungsfreigabe heute?
Beschreiben Sie Eingang, beteiligte Rollen, Freigaberegeln und das nachgelagerte System. LeanFlow ordnet ein, welcher erste Workflow sinnvoll ist.