Produkt 1: Rechnungseingang & Freigabe
Schluss mit E-Mail-Chaos:
Digitaler Rechnungseingang in Microsoft 365
Automatisieren Sie den Weg der Rechnung vom Eingang bis zur Buchhaltung. Egal ob PDF oder E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD). Wir schaffen einen zentralen Prozess mit Status, Freigabe und Fristenkontrolle.
Festpreise ab 7.000 € • Transparente Prozesse statt E-Mail-Chaos.
Die Ausgangslage
Warum manuelle Rechnungsprüfung Geld kostet
❌ Heute: E-Mail-Ping-Pong
- Rechnungen liegen in persönlichen Postfächern
- Niemand kennt den Status ("Ist das schon freigegeben?")
- Skonto-Fristen werden oft verpasst
- E-Rechnungen (XML) können nicht gelesen werden
✅ Ziel: Transparenz
- Zentrale Liste aller Eingänge (SharePoint)
- Status jederzeit sichtbar (Neu, In Prüfung, Freigegeben)
- Automatische Erinnerung bei Fristablauf
- Automatisches Auslesen von Rechnungsdaten
Unser Blueprint
So läuft der Prozess nach der Umsetzung
Wir nutzen Ihre bestehende Microsoft 365 Lizenz. Keine neue Software, keine monatlichen Abo-Gebühren für Drittanbieter. Hier ist der technische Standard-Ablauf für das Basis-Paket:
1. Zentraler Eingang & Dual Track
Rechnungen kommen per Mail an. Unser Flow prüft: Ist es eine XRechnung oder ZUGFeRD? Dann werden Daten (Lieferant, Betrag, Datum) automatisch ausgelesen. Ist es eine PDF? Dann wird der Vorgang angelegt und fehlende Daten werden zur Ergänzung zugewiesen.
2. Validierung & Prüfung
Das System prüft Pflichtfelder. Ist die Rechnungsnummer da? Stimmt der Betrag? Der Status wechselt auf "In Prüfung".
3. Smarte Freigabe
Abhängig von Regeln (z.B. Kostenstelle oder Betrag über 500€) wird die Freigabe an die Teamleitung oder Geschäftsführung gesteuert, direkt via Teams oder Outlook.
4. Fristen & Eskalation
Ein SLA-Datum (z.B. Fälligkeit minus 5 Tage) wird berechnet. Wird es eng, erinnert das System automatisch den Bearbeiter.
5. Abschluss & Audit
Nach Freigabe und Zahlung wird der Vorgang abgeschlossen. Jeder Schritt (wer hat wann freigegeben) ist revisionssicher protokolliert.
Investition
Wählen Sie Ihr Paket
Transparente Festpreise. Einmalig. Keine versteckten Laufzeitkosten.
Basis
Der Standard für strukturierte Rechnungsprozesse.
- End-to-End Prozess (Eingang bis Archiv)
- E-Rechnungen: Automatische Auslesung
- Statusmodell: Neu, Prüfung, Freigabe
- Freigabe-Logik: Nach Betrag oder Kostenstelle
- Fristen & Eskalation bei Verzug
- Technisches Logging & Fehlerpfade
- Inklusive Pilotphase & Dokumentation
Business KI
Intelligente Extraktion auch aus komplexen PDFs.
- Alles aus dem Basis-Paket
- KI-Extraktion: Liest unstrukturierte Rechnungs-PDFs
- Auto-Kategorisierung von Belegen
- Human-in-the-Loop Freigabe
- Erhöhte Fehlertoleranz bei schlechten Scans
- Reduziert manuelle Tipparbeit auf ein Minimum
- Inklusive Prompt-Optimierung
Premium
Für komplexe Anforderungen und tiefe Integrationen.
- Alles aus dem Business KI-Paket
- ERP-Integration (Schnittstelle oder API)
- Komplexe Sonderlogiken (Skonto, Teilzahlungen)
- Mandantenfähigkeit (mehrere Firmen)
- Erweitertes Reporting (Power BI)
- Intensive Schulung & Go-Live Begleitung
* Endgültiges Angebot erfolgt nach kurzem Scoping-Gespräch.
Qualitätsversprechen
Was unsere Architektur garantiert
Wir bauen keine Bastellösungen. Ihr Prozess folgt unserer internen Definition of Done, damit er auch morgen noch fehlerfrei läuft.
🛡️ Robuste Fehlerpfade
Wenn eine Datei fehlt oder eine KI-Erkennung fehlschlägt, bleibt der Flow nicht einfach stehen. Er sendet eine verständliche Info an den Admin und loggt den Fehler mit Kontext.
🧪 Getestete Szenarien
Wir übergeben erst, wenn mindestens 10 definierte Testfälle (inklusive "Was passiert, wenn Pflichtfelder fehlen?") erfolgreich durchlaufen sind.
📝 Dokumentation
Sie erhalten eine Prozessübersicht und Betriebshinweise. Sie besitzen den Code und die gesamte Logik in Ihrem eigenen Tenant.
🚦 Pilotphase
Wir lassen Sie nicht allein. Nach der Installation begleiten wir eine Pilotphase, um Kinderkrankheiten im echten Betrieb sofort zu beheben.
Wirtschaftlichkeit
Rechnet sich das?
📊 Beispielrechnung: Zeitersparnis
Rechnungen pro Monat:
80 Stück
Gesparte Zeit pro Rechnung:
ca. 13 Min.
(Eingang, Prüfung, Ablage, Suche)
= ca. 208 Stunden / Jahr Ersparnis
Finanzielle Einsparung: Zwei Perspektiven
Konservativ
7.280 €
208h × 35€/h
Basis: Reine Personalkosten (Gehalt + SV).
Vollkostenrechnung
REALISTISCH12.480 €
208h × 60€/h
Basis: Inkl. Overhead (Büro, IT, Mgmt).
💡 Warum Vollkosten? Ein Mitarbeiter kostet das Unternehmen mehr als nur sein Bruttogehalt. Arbeitsplatz, IT-Infrastruktur und Verwaltung müssen umgelegt werden.
Das Basis-Paket amortisiert sich damit meist in wenigen Monaten.
Betrieb & Sicherheit
Damit Ihre Prozesse auch morgen noch laufen
Automatisierung ist kein einmaliges Ereignis. Microsoft ändert Schnittstellen, Zertifikate laufen ab oder APIs werden aktualisiert. Wir lassen Sie nach der Übergabe nicht allein.
🛡️ Monitoring
Wir überwachen die Fehlerprotokolle Ihrer Flows monatlich, damit Probleme erkannt werden, bevor sie den Betrieb stören.
🔄 Updates & Fixes
Kleinere Anpassungen und Reaktionen auf Plattform-Updates von Microsoft sind in unseren Paketen bereits enthalten.
📞 Priorisierter Support
Fragen zur Bedienung oder Änderungswünsche? Als Service-Kunde werden Ihre Anliegen bevorzugt behandelt.
Nächster Schritt
Starten Sie mit einem kurzen Check
Lassen Sie uns in 30 Minuten prüfen, ob Ihre Voraussetzungen (Lizenzen, Prozesse) für das Basis- oder KI-Paket passen. Kostenlos und unverbindlich.
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