Produkt 3: Mitarbeiter Onboarding
Der perfekte erste Tag:
Onboarding auf Autopilot
Hardware fehlt? IT wurde zu spät informiert? Accounts sind nicht bereit? Automatisieren Sie die Aufgaben für HR, IT und Fachbereich, damit neue Talente ab Tag 1 produktiv sind.
Festpreise ab 7.000 € • Rollenbasierte Aufgabenverteilung.
Die Ausgangslage
Warum Onboarding oft im Chaos endet
❌ Heute: Excel & Zuruf
- Checklisten existieren nur auf Papier
- IT erfährt oft erst 2 Tage vorher vom Start
- Laptop oder Lizenzen fehlen am ersten Tag
- Niemand fühlt sich verantwortlich
✅ Ziel: Professionalität
- Ein Formular startet alles (Daten einmal eingeben)
- Aufgaben landen automatisch bei HR, IT und Team
- Rechtzeitige Erinnerung vor Startdatum
- Transparenter Status für alle Beteiligten
Unser Blueprint
So läuft der Prozess nach der Umsetzung
Wir bauen eine "Onboarding-Zentrale" in SharePoint. Hier ist der Standard-Ablauf für das Basis-Paket:
1. Trigger: Neuer Mitarbeiter
HR füllt ein einfaches Formular aus (Name, Startdatum, Rolle, Ausstattung). Ab hier übernimmt das System.
2. Rollenpakete laden
Das System erkennt die Rolle (z.B. "Vertrieb Außendienst") und lädt automatisch das passende Aufgabenpaket: Laptop, Handy, CRM-Zugang, Visitenkarten.
3. Aufgaben verteilen & Terminieren
Die IT bekommt Aufgaben mit Fälligkeit "Startdatum - 7 Tage". Das Team bekommt Aufgaben für den "Blumenstrauß am Tag 1". Alles landet direkt in Planner oder Teams.
4. Genehmigungen (Optional)
Wird teure Hardware bestellt? Der Vorgesetzte erhält automatisch eine Freigabe-Anfrage in Teams. Nach Klick geht die Bestellung an die IT.
5. Eskalation & Abschluss
Ist der Laptop 3 Tage vor Start noch nicht bereit? Das System eskaliert automatisch an den IT-Leiter. Am Tag 1 ist alles grün.
Investition
Wählen Sie Ihr Paket
Vom standardisierten Ablauf bis zur intelligenten KI-Unterstützung.
Basis
Der Standard für professionelles und skalierbares Onboarding.
- End-to-End Prozess (Pre-Onboarding bis Tag 1)
- Rollenbasierte Pakete (IT, HR, Sales)
- Aufgaben-Verteilung (Planner/Tasks)
- Genehmigungen (Hardware/Zugriffe)
- Eskalation an Manager bei Verzug
- Logging & Fehlerpfade
- Inklusive Pilotphase & Dokumentation
Business KI
Intelligente Dokumentenprüfung und dynamische Einarbeitungspläne.
- Alles aus dem Basis-Paket
- KI-Extraktion: Liest unstrukturierte Zeugnisse oder Zertifikate
- Auto-Generierung: KI-gestützte individuelle Einarbeitungspläne
- Human-in-the-Loop Freigabe
- Reduziert manuelle Tipparbeit auf ein Minimum
- Erhöhte Fehlertoleranz
- Inklusive Prompt-Optimierung
Premium
Vollautomatisierung mit tiefer System-Integration.
- Alles aus dem Business KI-Paket
- HR-System Integration (z.B. Personio)
- Automatisierte User-Anlage (Entra ID)
- Lizenz-Zuweisung automatisch
- Geräte-Management (Intune Trigger)
- Offboarding-Modul inklusive
* Endgültiges Angebot erfolgt nach kurzem Scoping-Gespräch.
Qualitätsversprechen
Was unsere Architektur garantiert
Onboarding ist der erste Eindruck. Der muss sitzen. Deshalb liefern wir exzellente Qualität.
🛡️ Failsafe Logik
Was passiert, wenn eine Rolle nicht definiert ist? Das System stürzt nicht ab, sondern informiert den Admin und weist eine Standard-Aufgabe zu.
🧪 End-to-End Tests
Wir simulieren das Onboarding für verschiedene Rollen (z.B. Vertrieb vs. Buchhaltung), um sicherzustellen, dass jeder die richtigen Aufgaben bekommt.
⏱️ Fristen-Logik
Wir testen die Zeitsteuerung: Erinnerungen kommen garantiert 7 Tage vor Start, Eskalationen greifen zuverlässig bei Überschreitung.
🔄 Einfache Pflege
Sie können später selbst neue Aufgaben zu den Rollen hinzufügen – ganz einfach über eine SharePoint-Liste, ohne in den Code einzugreifen.
Wirtschaftlichkeit
Was kostet ein chaotischer Start?
📊 Koordinations-Aufwand pro Jahr
Onboardings pro Jahr:
30 Stück
Gesparte Zeit (IT/HR/Lead):
ca. 8 Stunden
(pro neuem Mitarbeiter)
= ca. 240 Stunden / Jahr Ersparnis
Finanzielle Einsparung: Zwei Perspektiven
Konservativ
8.400 €
240h × 35€/h
Basis: Reine Personalkosten.
Vollkostenrechnung
REALISTISCH14.400 €
240h × 60€/h
Basis: Inklusive Overhead. Da hier oft Führungskräfte und die IT involviert sind, sind 60€/h sehr realistisch.
💡 Unbezahlbar: Neben den harten Kosten zählt der erste Eindruck. Wenn am ersten Tag alles bereitliegt, steigt die Motivation und Bindung neuer Talente massiv.
Der Lifecycle endet nicht am ersten Tag
Ein professionelles Onboarding sorgt für Produktivität, ein sauberes Offboarding sorgt für Sicherheit. Ist Ihnen das Premium-Paket zu groß? Sie können den Austrittsprozess auch als fokussierten Baustein planen.
Zum Modul "Mitarbeiter Offboarding" →Betrieb & Sicherheit
Damit Ihre Prozesse auch morgen noch laufen
Automatisierung ist kein einmaliges Ereignis. Microsoft ändert Schnittstellen, Zertifikate laufen ab oder APIs werden aktualisiert. Wir lassen Sie nach der Übergabe nicht allein.
🛡️ Monitoring
Wir überwachen die Fehlerprotokolle Ihrer Flows monatlich, damit Probleme erkannt werden, bevor sie den Betrieb stören.
🔄 Updates & Fixes
Kleinere Anpassungen und Reaktionen auf Plattform-Updates von Microsoft sind in unseren Paketen bereits enthalten.
📞 Priorisierter Support
Fragen zur Bedienung oder Änderungswünsche? Als Service-Kunde werden Ihre Anliegen bevorzugt behandelt.
Nächster Schritt
Machen wir Ihr Onboarding skalierbar?
Lassen Sie uns Ihre aktuellen Checklisten in einen automatisierten Ablauf verwandeln.
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