Power Automate, Zapier oder Make?

Wie kleine Unternehmen die passende Automatisierungsplattform finden

Viele kleine Unternehmen stecken in der gleichen Situation:
E-Mails abtippen, Dateien von A nach B schieben, Infos aus einem Tool ins andere kopieren, Tag für Tag. Gleichzeitig tauchen überall Namen wie Power Automate, Zapier oder Make auf. „Damit kann man alles automatisieren“ heißt es, aber mit welchem Tool fange ich an?

In diesem Artikel schauen wir uns genau das an:

• Wofür sich Power Automate besonders eignet
• Wann Zapier oder Make die bessere Wahl sind
• Wie man die Tools sinnvoll kombinieren kann
• Eine einfache Entscheidungs-Checkliste für Ihr Unternehmen

Ziel: Am Ende haben Sie ein klares Gefühl, welche Plattform zu Ihrer Systemlandschaft und Ihren Zielen passt, ohne Technik-Buzzword-Bingo.

1. Kurzüberblick: Was machen Power Automate, Zapier und Make überhaupt?

Alle drei Plattformen machen im Kern das Gleiche:

Sie verbinden verschiedene Software-Tools miteinander und automatisieren wiederkehrende Abläufe.

Typischer Ablauf (stark vereinfacht):

1. Trigger: Etwas passiert (z. B. „Neue E-Mail eingegangen“, „Neuer Datensatz in CRM“, „Neues Formular ausgefüllt“).
2. Aktionen: Eine oder mehrere Aktionen werden automatisch ausgeführt (Datei ablegen, Datensatz anlegen, Nachricht in Teams/Slack, Genehmigung anstoßen, etc.).

Der Unterschied liegt v. a. bei:

• den Systemen, die gut integriert sind,
• den Lizenzmodellen,
• den Möglichkeiten für komplexere Logik,
• und der Frage, wie gut sich die Plattform in Ihre IT-Strategie einfügt.

2. Wann Power Automate die beste Wahl ist

Wenn Ihr Unternehmen bereits intensiv mit Microsoft 365 arbeitet, ist Power Automate häufig der naheliegende erste Kandidat.

Typische Umgebung:

• Outlook / Exchange Online
• SharePoint / OneDrive
• Microsoft Teams
• Planner / To Do
• ggf. Dynamics 365, Power Apps, Power BI

2.1 Stärken von Power Automate

1. Tiefe Integration in Microsoft 365

Power Automate ist Teil der Microsoft Power Platform und „spricht“ Microsoft 365 quasi nativ. Typische Szenarien:

• E-Mail-Anhänge automatisch in SharePoint oder OneDrive ablegen
• Genehmigungsprozesse (Rechnungen, Urlaubsanträge, Angebote) mit Outlook, Teams und SharePoint
• Formular-Eingaben aus Microsoft Forms weiterverarbeiten
• Aufgaben automatisch in Planner oder To Do anlegen
• Teams-Benachrichtigungen, wenn bestimmte Dateien oder Listen geändert werden

2. Governance & Sicherheit

Für viele KMU ist wichtig:

• Daten bleiben im Microsoft-Ökosystem
• Nutzung innerhalb der bestehenden Compliance- und Sicherheitsrichtlinien
• Rollen- und Berechtigungskonzepte aus Microsoft 365 lassen sich nutzen

Gerade wenn Ihre IT-Abteilung Wert auf saubere Governance legt, ist das ein starkes Argument.

3. Lizenzvorteile

Je nach Microsoft-365-Plan sind grundlegende Power-Automate-Funktionen oft schon inklusive oder können relativ kostengünstig ergänzt werden.
Das heißt: Sie zahlen nicht nochmal separat für eine zusätzliche Plattform, sondern nutzen das, was ohnehin vorhanden ist.

(Konkrete Lizenzdetails hängen von Ihrem Vertrag ab. Hier lohnt sich ein Blick in Ihre M365-Lizenzübersicht oder ein kurzes Gespräch mit Ihrem IT-Partner.)

2.2 Typische Power-Automate-Szenarien für KMU

Ein paar Beispiele aus der Praxis:

• Dokumentenablage automatisieren
  Eingehende E-Mails von bestimmten Absendern → Anhänge automatisch in strukturierte SharePoint-Bibliotheken ablegen, inkl. Metadaten.
• Rechnungsfreigaben digitalisieren
  Eine Rechnung landet im Posteingang oder Ordner → Freigabeprozess in Teams starten → Status & Protokollierung im SharePoint.
• Onboarding neuer Mitarbeitender
  Neue Person in Azure AD / HR-Liste angelegt → Checkliste starten, Zugangsdaten vorbereiten, Teams-Kanal anlegen, Begrüßungs-E-Mail versenden.

Wenn der Großteil Ihrer relevanten Prozesse innerhalb von Microsoft 365 abläuft, ist Power Automate oft die effizienteste und strategisch sinnvollste Lösung.

3. Wann Zapier oder Make besser passen

Nicht jedes Unternehmen lebt im Microsoft-Universum. Viele KMU arbeiten z. B. mit:

• HubSpot, Pipedrive oder anderen Cloud-CRMs
• Notion, Asana, Trello, ClickUp
• Google Workspace statt Microsoft 365
• Marketing-Tools wie Mailchimp, ActiveCampaign, Webflow, Shopify etc.

In solchen „bunten“ Tool-Landschaften kommen Zapier und Make ins Spiel.

3.1 Gemeinsamkeiten von Zapier und Make

Beide Plattformen bieten:

• Hunderte bzw. tausende vorgefertigte Integrationen zu SaaS-Tools
• Einfache Oberflächen, um Abläufe per Klick zusammenzuklicken
• Trigger-Aktion-Logik, ähnlich wie bei Power Automate
• Cloudbetrieb: Sie müssen nichts installieren, alles läuft im Browser

Typische Einsatzfelder:

• Marketing & Vertrieb: Leads aus Formularen automatisch ins CRM + Newsletter-Tool übernehmen
• Kundensupport: Tickets aus einem Formular in ein Helpdesk-Tool schieben, Benachrichtigungen aus Slack/Teams
• E-Commerce: Bestellungen aus Shop-Systemen verarbeiten, Statusupdates verschicken, Daten nach BI-Tools übertragen

3.2 Zapier: Der Klassiker für schnelle Integrationen

Zapier eignet sich besonders, wenn:

• Sie viele verschiedene Cloud-Tools nutzen
• Sie schnell einfache Automatisierungen („Zaps“) aufsetzen wollen
• Business-Teams möglichst selbständig kleine Flows bauen sollen

Beispiele:

• Neue HubSpot-Deals → Slack-Nachricht in einem Kanal
• Neue Typeform-Antwort → Kontakt in Mailchimp anlegen
• Neue Zeile in Google Sheets → Aufgabe in Asana oder Trello erzeugen

Zapier punktet vor allem mit seiner breiten Tool-Abdeckung und der sehr einsteigerfreundlichen Oberfläche.

3.3 Make: Stark für visuelle und komplexere Szenarien

Make (früher Integromat) ist besonders interessant, wenn:

• Abläufe verzweigt und etwas komplexer sind
• Sie viele Datenfelder detailliert mappen möchten
• Sie visuelle Szenario-Modelle mögen (Flows als Diagramm)

Beispiele:

• Webhook → Daten aus Formular anreichern → mehrere Systeme gleichzeitig bedienen (z. B. CRM, Slack, Google Sheets)
• Daten aus verschiedenen APIs zusammenführen und aufbereiten

Viele Anwender beschreiben Make als etwas „technischer“ als Zapier, dafür sehr flexibel, wenn Abläufe mehr als „Wenn A, dann B“ sind.

4. Power Automate + Zapier/Make kombinieren: Keine Entweder-oder-Entscheidung

Wichtig: Die Entscheidung ist nicht zwangsläufig entweder Power Automate oder Zapier/Make. In der Praxis kann eine Kombination sehr sinnvoll sein.

4.1 Typisches Kombi-Szenario

• Ihr Unternehmen arbeitet intern mit Microsoft 365 (Dokumentenablage, Kommunikation, Taskmanagement).
• Gleichzeitig nutzen Marketing & Vertrieb HubSpot, ein externes Formular-Tool und vielleicht Shopify.

Mögliche Aufteilung:

• Zapier/Make übernimmt die Brücke in die Außenwelt:
  Webformular → HubSpot → Shopify → Webhooks
• Power Automate kümmert sich um die interne Weiterverarbeitung:
  Neue HubSpot-Deals (z. B. per E-Mail oder Datei-Export) → SharePoint-Listen, Teams-Benachrichtigungen, interne Genehmigungen.

So nutzen Sie jeweils das Tool, das im eigenen Ökosystem die größte Stärke hat.

4.2 Worauf Sie bei einer Kombination achten sollten

• Klarheit: Welches System ist führend für welche Daten (z. B. CRM vs. Dokumentenablage)?
• Transparenz: Wer ist verantwortlich für welche Flows? (Marketing, Vertrieb, IT?)
• Logging & Monitoring: Wo sehen Sie, wenn ein Flow fehlschlägt?

Das ist genau der Punkt, an dem eine saubere Konzeption wichtig wird, sonst entstehen schnell „Schatten-Automatisierungen“, die keiner mehr überblickt.

5. Entscheidungs-Checkliste: Welche Plattform passt zu Ihrem Unternehmen?

Sie müssen keine 30-seitige Tool-Analyse machen. Oft reicht es, sich ein paar konkrete Fragen zu stellen.

5.1 Frage 1: Wo verbringen Ihre Mitarbeitenden den Großteil ihrer Zeit?

• Hauptsächlich in Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Planner etc.)?
  → Power Automate ist meist die logische Basis.
• Stark verteilte Cloud-Landschaft (HubSpot, Notion, Google Workspace, spezialisierte SaaS-Tools)?
  → Zapier oder Make sind oft flexibler.

5.2 Frage 2: Wo liegen Ihre wichtigsten Daten?

• Dokumente, Listen, E-Mails, Aufgaben liegen überwiegend in Microsoft 365
  → Internen Kernprozess mit Power Automate automatisieren.
• CRM, Marketing, E-Commerce, Support laufen in verschiedenen externen Tools
  → Schnittstellen mit Zapier/Make herstellen.

5.3 Frage 3: Wer soll die Automatisierungen pflegen?

• IT / technisch affine Personen
  • Können i. d. R. mit allen drei Plattformen arbeiten.
  • Make & Power Automate bieten viel Tiefe, wenn man sich einarbeitet.
• Fachbereiche (Marketing, Vertrieb, Backoffice)
  • Zapier ist oft am schnellsten verständlich.
  • Power Automate ist ideal, wenn sie ohnehin täglich in Microsoft 365 arbeiten und es ein bisschen Schulung/Guidance gibt.

5.4 Frage 4: Wie kritisch sind die Prozesse?

• Geht es um sicherheitsrelevante oder compliance-pflichtige Vorgänge? (z. B. personenbezogene Daten, Finanzdokumente, Verträge)
  → Hier ist es oft sinnvoll, möglichst viel innerhalb des Microsoft-365-Rahmens zu halten.
• Geht es um Marketing-Automatisierung, Benachrichtigungen oder Daten-Syncs, die nicht direkt in den Kern der Buchhaltung oder Personalakte eingreifen?
  → Hier sind Zapier/Make großartig, um schnell Mehrwert zu schaffen.

5.5 Frage 5: Wie sieht Ihr Zeithorizont aus?

• Kurzfristig schnell sichtbare Verbesserungen?
  → Starten Sie dort, wo mit wenig Aufwand der größte Schmerz gelindert wird, unabhängig vom Tool.
• Mittelfristig soll eine schlüssige Automatisierungsstrategie entstehen?
  → Dann lohnt es sich, die Plattformwahl in Ihre IT- und Datenstrategie einzubetten:
  • Microsoft-zentrierte Strategie → Power Automate als Rückgrat
  • Best-of-Breed-Cloud-Strategie → Zapier/Make als Integrations-Hub

6. Fazit: So gehen Sie pragmatisch vor

Sie müssen nicht heute endgültig entscheiden, welche Plattform „für immer“ die richtige ist. Sinnvoller ist ein pragmatischer Einstieg:

1. Ein bis zwei Prozesse auswählen, die heute besonders nervig sind (z. B. Rechnungsfreigabe, E-Mail-Anhänge, Lead-Erfassung).
2. Schauen, in welchen Systemen diese Prozesse leben:
   • Fast alles in Microsoft 365 → Power Automate als Startpunkt.
   • Viele externe Tools → Zapier oder Make prüfen.
3. Kleine, überschaubare Automatisierung bauen, messen, verbessern.
4. Auf dieser Basis schrittweise eine Automatisierungs-Landschaft aufbauen.

7. Und wenn Sie sich nicht entscheiden wollen?

Wenn Sie sich nach diesem Artikel immer noch unsicher sind, ist das völlig normal. Die Herausforderung ist selten das Tool an sich, sondern:

• Welche Prozesse eignen sich als erstes?
• Wie bildet man sie so ab, dass sie später skalierbar sind?
• Und wer kümmert sich um Betrieb & Weiterentwicklung?

Genau dabei unterstütze ich Unternehmen mit Leanflow Consulting:

• Analyse Ihrer aktuellen Prozesse und Systemlandschaft
• Gemeinsame Entscheidung: Power Automate, Zapier, Make (oder eine Kombination)
• Umsetzung der ersten sinnvollen Automatisierungen inkl. Dokumentation und Übergabe

Wenn Sie möchten, können wir in einem kostenlosen Erstgespräch (ca. 30 Minuten) klären, welche 1–2 Automatisierungen bei Ihnen kurzfristig den größten Hebel haben und mit welcher Plattform Sie am besten starten.