Produkt 2: Anfragen & Angebotsprozess
Vom Posteingang zur Pipeline:
Anfragen verbindlich steuern
Jede Anfrage ist bares Geld. Wir sorgen dafür, dass sie nicht im E-Mail Postfach verstaubt. Strukturierte Erfassung, automatische Follow-ups und glasklare Freigaben, direkt in Microsoft 365.
Festpreise ab 7.000 € • Mehr Umsatz durch schnellere Reaktion.
Die Ausgangslage
Das "Schwarze Loch" Posteingang
❌ Heute: Zufallsprinzip
- Anfragen liegen in persönlichen E-Mails
- Nachfassen wird oft vergessen
- Niemand weiß, wie viel Umsatz in der "Pipeline" steckt
- Rabatte werden ohne Freigabe gewährt
✅ Ziel: Verbindlichkeit
- Jede E-Mail wird ein Ticket in der Pipeline
- Automatische Erinnerung zum Nachfassen
- Freigabeschutz ab gewisser Rabatt-Höhe
- Reporting über gewonnene und verlorene Deals
Unser Blueprint
Ihr neuer Vertriebs-Motor
Wir nutzen Microsoft Lists und Power Automate für eine schlanke Sales-Architektur. Hier ist der Prozess-Standard für das Basis-Paket:
1. Zentrale Erfassung (Triage)
Egal ob Formular oder E-Mail: Die Anfrage landet sofort in der zentralen Liste. Sie wird automatisch einem Bearbeiter zugewiesen (z.B. nach Postleitzahl oder Thema).
2. Qualifizierung & Standard-Antworten
Der Bearbeiter prüft die Anfrage. Fehlen Infos? Mit einem Klick sendet das System eine standardisierte Rückfrage. Die Antwort des Kunden wird automatisch dem Vorgang zugeordnet.
3. Angebots-Erstellung & Freigabe
Bevor das Angebot rausgeht, prüft das System: Ist der Rabatt höher als 10 Prozent? Dann muss der Teamlead in Teams "Genehmigen" klicken. Erst dann darf versendet werden.
4. Automatische Verfolgung (Follow-up)
Angebot versendet? Das System setzt sich eine Wiedervorlage. Nach drei Tagen ohne Reaktion erhalten Sie eine Erinnerung oder das System sendet eine freundliche Nachfass-Mail.
5. Reporting & Insights
Sie sehen jederzeit: Wie viele Angebote sind offen? Wo hakt es? Warum haben wir verloren? (Preis, Zeit, Funktion).
Investition
Wählen Sie Ihr Paket
Wir ersetzen keine komplexe CRM-Landschaft, sondern schaffen End-to-End Struktur für Ihren Vertrieb.
Basis
Der Standard für strukturierte Angebotsprozesse.
- End-to-End Prozess (Lead bis Deal)
- Textbausteine für schnelle Antworten
- Statusmodell: Neu, Prüfung, Freigabe
- Freigabe-Logik (Rabatt oder Summe)
- Auto-Follow-up Regeln
- Technisches Logging & Fehlerpfade
- Inklusive Pilotphase & Dokumentation
Business KI
Intelligente Triage und Entwürfe für komplexe Anfragen.
- Alles aus dem Basis-Paket
- KI-Triage: Kategorisiert E-Mails automatisch
- Auto-Generierung: KI-Entwürfe für Antworten
- Human-in-the-Loop Freigabe
- Erkennt Stimmung und Dringlichkeit
- Reduziert Tipparbeit auf ein Minimum
- Inklusive Prompt-Optimierung
Premium
Für komplexe Anforderungen und tiefe Integrationen.
- Alles aus dem Business KI-Paket
- CRM-Integration (zz.B. HubSpot, Salesforce)
- Automatische Dokumentenerzeugung (PDF)
- Komplexe Routing-Logik (Teams/Regionen)
- Erweitertes Reporting (Power BI)
- Intensive Schulung & Go-Live Begleitung
* Endgültiges Angebot erfolgt nach kurzem Scoping-Gespräch.
Qualitätsversprechen
Was unsere Architektur garantiert
Ein Sales-Prozess darf nicht haken. Deshalb gelten für unsere Automatisierungen strenge Qualitäts-Standards.
🛡️ Spam & Fehler-Schutz
Wir bauen Logiken ein, damit automatische E-Mails nicht versehentlich doppelt rausgehen oder im Spam landen. Fehler werden sofort an den Admin gemeldet und mit Kontext geloggt.
🧪 Realitäts-Check
Wir testen nicht nur den Standard-Weg, sondern auch Ausnahmen. Was passiert, wenn der Kunde nach drei Monaten antwortet? Das System erkennt das und ordnet es korrekt zu.
📝 Wartbarkeit
Wir richten Ihre Textbausteine (Absage, Angebot, Nachfassen) direkt in einer SharePoint Liste ein. So kann Ihr Team die Texte jederzeit ohne Code-Kenntnisse selbst ändern.
🚦 Pilotphase
Wir lassen Sie nicht allein. Nach der Installation begleiten wir die ersten echten Anfragen gemeinsam im Alltag, um sicherzustellen, dass Benachrichtigungen und Zuweisungen perfekt funktionieren.
Wirtschaftlichkeit
Was kostet Sie eine verlorene Anfrage?
📊 Prozesskosten-Ersparnis (Verwaltung)
Gesparte Zeit pro Woche:
ca. 4 Stunden
(Listen pflegen, Nachfassen, E-Mails suchen)
Ersparnis pro Jahr:
ca. 200 Stunden
Finanzielle Einsparung: Zwei Perspektiven
Konservativ
7.000 €
200h × 35€/h
Basis: Reine Personalkosten für Verwaltungstätigkeiten.
Vollkostenrechnung
REALISTISCH12.000 €
200h × 60€/h
Basis: Inklusive Overhead (Büro, IT, Management).
💡 Der wahre Hebel: Automatisierung schenkt Ihrem Team Zeit für das Wichtigste: Verkaufen. Wenn durch strukturierte Abläufe und das automatische Follow-up nur ein einziger Auftrag mehr pro Jahr gewonnen wird, hat sich das System sofort rentiert.
Betrieb & Sicherheit
Damit Ihre Prozesse auch morgen noch laufen
Automatisierung ist kein einmaliges Ereignis. Microsoft ändert Schnittstellen, Zertifikate laufen ab oder APIs werden aktualisiert. Wir lassen Sie nach der Übergabe nicht allein.
🛡️ Monitoring
Wir überwachen die Fehlerprotokolle Ihrer Flows monatlich, damit Probleme erkannt werden, bevor sie den Betrieb stören.
🔄 Updates & Fixes
Kleinere Anpassungen und Reaktionen auf Plattform-Updates von Microsoft sind in unseren Paketen bereits enthalten.
📞 Priorisierter Support
Fragen zur Bedienung oder Änderungswünsche? Als Service-Kunde werden Ihre Anliegen bevorzugt behandelt.
Nächster Schritt
Schließen wir die Lücke im Vertrieb?
Lassen Sie uns prüfen, wie Ihre Anfragen aktuell reinkommen und wie wir sie in Microsoft 365 strukturieren können.
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