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Prozessautomatisierung mit Microsoft 365 und Power Platform
Wir eliminieren manuelle Routinen in E-Mail, Excel und Freigaben. Mit Power Automate, Power Apps, Power BI sowie Zapier und Make setzen wir Lösungen um, die schnell starten und sauber skalieren.
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Überblick
Vier Bausteine, ein Ziel: weniger manuelle Arbeit
Je nach Prozess ist nicht ein Tool entscheidend, sondern die richtige Kombination. Hier sehen Sie, wofür die einzelnen Bausteine typischerweise eingesetzt werden.
Power Automate
Workflows, Freigaben und Benachrichtigungen automatisieren. Ideal, wenn Prozesse heute über Postfächer, Excel Listen und manuelles Nachfassen laufen.
Typische Ergebnisse:
Automatische Aufgaben und Erinnerungen, nachvollziehbare Freigaben, weniger Copy und Paste.
Power Apps
Schlanke Business Apps statt Excel Chaos. Perfekt, wenn Daten heute in mehreren Dateien, E-Mails oder Notizen verstreut sind und niemand den aktuellen Stand kennt.
Typische Ergebnisse:
Einheitliche Dateneingabe, weniger Fehler durch Pflichtfelder, klare Statusführung.
Power BI
Transparente Kennzahlen und Reports aus verlässlichen Daten. Geeignet, wenn Entscheidungen zu lange dauern oder Auswertungen manuell und uneinheitlich entstehen.
Typische Ergebnisse:
Automatische Reports, klare KPIs, gemeinsame Datenbasis für Fachbereich und Management.
Zapier und Make
Schnelle Integrationen zwischen SaaS Tools, auch außerhalb von Microsoft 365. Sinnvoll, wenn mehrere Systeme verbunden werden müssen und ein pragmatischer Start wichtig ist.
Typische Ergebnisse:
Saubere Übergaben zwischen Tools, schnelle MVP Automatisierungen, weniger Medienbrüche.
Entscheidung
Was passt zu Ihrem Prozess?
Diese Fragen reichen in der Praxis meist aus, um den richtigen Einstieg zu finden. Wenn mehrere Aussagen zutreffen, ist eine Kombination aus Bausteinen sinnvoll.
Freigaben, Erinnerungen, Status per E-Mail
Wenn Prozesse in Postfächern hängen und ständig nachgefasst wird, ist Power Automate häufig der schnellste Hebel.
Excel Listen mit Versionen und Doppelständen
Wenn Datenqualität, Zuständigkeiten und der aktuelle Stand unklar sind, lohnt sich meist eine Power App als zentrale Oberfläche.
Viele Schritte, aber niemand hat eine Gesamtsicht
Wenn Status und Historie fehlen, funktioniert in der Regel Power Apps für die Datenerfassung plus Power Automate für Logik, Aufgaben und Benachrichtigungen.
Auswertungen dauern zu lange oder sind uneinheitlich
Wenn Zahlen aus verschiedenen Quellen manuell zusammengezogen werden, ist Power BI der Hebel für Transparenz und schnellere Entscheidungen.
Microsoft 365 plus externe Systeme
Wenn mehrere Tools verbunden werden müssen, ist Zapier oder Make oft der pragmatische Start, besonders für schnelle MVPs.
Skalierbar, sauber, mit Governance
Wenn der Prozess unternehmensweit ausgerollt werden soll, ist die Power Platform in Microsoft 365 meist die beste Basis.
Zusammenspiel
Typische Kombinationen in der Praxis
Von Excel zur sauberen Prozesskette
Power Apps ersetzt die Excel Eingabe, Power Automate übernimmt Freigaben und Benachrichtigungen, Power BI liefert Auswertungen. Ergebnis: klarer Status, weniger Fehler, weniger Nachfragen.
E-Mail Prozesse mit Nachverfolgung
Power Automate verarbeitet eingehende Anfragen, verteilt Aufgaben, fordert fehlende Angaben nach und dokumentiert Entscheidungen. Ergebnis: weniger Postfach Pingpong, bessere Reaktionszeiten.
Microsoft 365 plus SaaS
Zapier oder Make verbindet Systeme schnell. Wenn der Prozess wächst, kann die Logik in die Power Platform überführt werden. Ergebnis: pragmatischer Start ohne Sackgasse.
Praxis
Beispiele statt Buzzwords
In den Case Studies zeigen wir konkrete Abläufe mit Screenshots, Schritt für Schritt Erklärungen und nachvollziehbaren Ergebnissen.
Rechnungen automatisch erstellen & versenden
Vom E-Mail Pingpong zur automatisierten Prüfung, Freigabe und lückenlosen Nachverfolgung.
E-Mail Anhänge automatisch ablegen und klassifizieren
Anhänge werden strukturiert abgelegt, benannt und den richtigen Vorgängen zugeordnet.
FAQ
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung
Nein. Viele Prozesse lassen sich mit dem vorhandenen Setup starten. Wenn externe Systeme beteiligt sind, können Zapier oder Make eine sinnvolle Brücke sein.
Bei klar abgegrenzten Abläufen ist ein Prototyp oft innerhalb weniger Tage möglich. Umfang, Datenlage und Freigabewege entscheiden über die Gesamtdauer.
Unklare Prozessregeln und Sonderfälle. Deshalb ist eine kurze Prozessaufnahme am Anfang entscheidend.
Wenn es um Benachrichtigungen, Freigaben, Ablage und Weiterleitung geht, reicht häufig Power Automate. Eine Power App wird relevant, wenn Dateneingabe und Statusführung zentral und sauber abgebildet werden sollen.
Durch klare Struktur, Benennung, Fehlerhandling, Dokumentation und eine saubere Datenbasis. Für Betrieb und Weiterentwicklung bieten sich Service-Pakete an.
Das hängt vom Prozess und der Systemlandschaft ab. Im Erstgespräch lässt sich meist eine realistische Bandbreite nennen und klären, ob sich der Aufwand lohnt.
Leistungen im Detail: