Leistungen
Automatisierung mit Zapier & Make
Sie arbeiten vor allem mit Cloud-Tools wie HubSpot, Pipedrive, Notion oder Slack? Mit Zapier und Make automatisieren wir Abläufe auch außerhalb von Microsoft 365 oder verbinden beide Welten sinnvoll miteinander.
Unverbindlich, ca. 30 Minuten, 100 % remote.
Plattformwahl
Wann sind Zapier oder Make die bessere Wahl?
Power Automate ist oft ideal, wenn Microsoft 365 im Zentrum steht. Aber viele Unternehmen arbeiten zusätzlich mit einer ganzen Reihe von Cloud-Diensten: Vom CRM über Marketing-Automation bis hin zu Formular- und Projekt-Tools. In diesen Fällen können Zapier oder Make die passende Ergänzung oder Alternative sein.
Wenn viele Cloud-Tools im Spiel sind
Sie nutzen Systeme wie HubSpot, Pipedrive, ActiveCampaign, Notion, Calendly oder Slack? Zapier und Make sind darauf spezialisiert, genau solche Dienste miteinander zu verbinden, oft ohne zusätzliche Entwicklung und mit vielen fertigen Schnittstellen.
Wenn Microsoft 365 nur ein Baustein ist
In manchen Umgebungen spielt Microsoft 365 zwar eine Rolle, ist aber nicht der einzige Mittelpunkt. In diesen Fällen kann eine Kombination aus Power Automate und Zapier/Make sinnvoll sein: intern läuft vieles über die Power Platform, externe Dienste werden über Zapier/Make angebunden.
Einsatzszenarien
Typische Automatisierungen mit Zapier & Make
Die Logik ist immer ähnlich: Ein Ereignis in einem System löst automatisch eine Aktion in einem oder mehreren anderen Systemen aus. Hier einige typische Szenarien, die wir mit Zapier oder Make umsetzen.
Leads von Formularen ins CRM
Neue Kontakte von Webformularen, Landingpages oder Tools wie Typeform oder Gravity Forms werden automatisch ins CRM übertragen, mit Tags versehen und bei Bedarf direkt einer Pipeline zugeordnet.
Sales-Updates in Slack oder Teams
Wird ein Deal im CRM gewonnen oder erreicht eine bestimmte Stufe, geht automatisch eine Nachricht an einen Slack- oder Teams-Kanal, inklusive relevanter Details. Das spart Nachfragen und hält alle auf dem Laufenden.
Newsletter- & CRM-Synchronisation
An- und Abmeldungen in Newsletter-Tools (z. B. Mailchimp, Brevo) werden automatisch mit Ihrem CRM abgeglichen. So bleiben Listen sauber, ohne dass jemand Daten manuell pflegen muss.
Online-Termine & Follow-ups
Neue Termine aus Tools wie Calendly oder Microsoft Bookings werden automatisch im Kalender eingetragen, im CRM dokumentiert und mit Follow-up-E-Mails oder Aufgaben verknüpft.
Projekt- & Aufgabenautomatisierung
Wird ein neuer Kunde gewonnen oder ein Ticket eröffnet, entstehen automatisch Aufgaben oder Projekte in Tools wie Asana, ClickUp oder Trello, mit den wichtigsten Informationen aus CRM oder Formularen.
Datendrehscheibe zwischen Systemen
Wenn zwei Systeme keine direkte Schnittstelle haben, können Zapier oder Make als flexible „Brücke“ dienen, zum Beispiel zwischen einem Nischen-Tool und Microsoft 365 oder der Power Platform.
Vorgehen
So laufen Zapier- & Make-Projekte ab
Systemlandschaft & Ziele verstehen
Wir verschaffen uns einen Überblick: Welche Tools nutzen Sie heute? Wo geben Mitarbeitende immer wieder die gleichen Daten ein? Und welche manuellen Schritte sollen zuerst verschwinden?
Plattform & Architektur wählen
Auf Basis Ihrer Tools und Anforderungen wählen wir, ob Zapier, Make, Power Automate oder eine Kombination daraus die sinnvollste Lösung ist. Ziel ist eine Architektur, die verständlich und wartbar bleibt.
Umsetzung & Test der Automationen
Wir setzen die ersten Zaps bzw. Szenarien um, testen sie mit Beispiel- und Echtdaten und bauen gezieltes Fehlerhandling ein. So stellen wir sicher, dass Automatisierungen nicht „unsichtbar falsch“ laufen.
Monitoring & Dokumentation
Für produktive Automatisierungen richten wir Übersichten und Benachrichtigungen ein, damit Fehler auffallen und schnell korrigiert werden können. Eine verständliche Dokumentation hilft, den Überblick zu behalten.
Weiterentwicklung & Kosten im Blick
Mit der Zeit kommen oft weitere Automatisierungen hinzu. Wir achten darauf, dass Struktur und Kosten (z. B. Tasks/Operations) im Rahmen bleiben und passen die Architektur bei Bedarf an, bevor es unübersichtlich wird.
Kombination
Zapier & Make im Zusammenspiel mit Microsoft 365
Auch wenn der Schwerpunkt von LeanFlow Consulting auf Microsoft 365 und der Power Platform liegt, sind Zapier und Make wertvolle Bausteine, besonders dann, wenn externe Cloud-Dienste integriert werden sollen.
Brücke zwischen Welten
Power Automate ist stark innerhalb des Microsoft-Ökosystems. Zapier und Make glänzen bei der Anbindung vieler externer Tools. Gemeinsam bilden sie eine flexible Brücke zwischen internen Prozessen und externen Systemen, ohne individuelle Schnittstellenentwicklung.
Klarer Fokus, keine Tool-Sammlung
Ziel ist nicht, möglichst viele Tools einzusetzen, sondern eine klare, stabile Architektur aufzubauen. Wir entscheiden gemeinsam, wo die Power Platform die beste Wahl ist und wo Zapier oder Make wirklich Mehrwert bringen.
FAQ
Häufige Fragen zu Zapier & Make
Wenn Microsoft 365 im Zentrum Ihrer Prozesse steht, ist Power Automate meist die erste Wahl, vor allem für interne Workflows und Governance-Themen. Zapier und Make sind besonders stark, wenn viele externe Cloud-Dienste angebunden werden sollen, die Power Automate nicht oder nur umständlich abdeckt.
Struktur ist hier entscheidend: Wir arbeiten mit klaren Benennungsregeln, Ordnern/Workspaces und einer einfachen Dokumentation. Außerdem richten wir Benachrichtigungen ein, damit Fehler auffallen, statt „im Stillen“ zu laufen.
Beide Plattformen rechnen in der Regel über ausgeführte Tasks/Operations ab. Wir achten darauf, Automatisierungen so zu bauen, dass sie nicht unnötig viele Schritte verbrauchen und behalten die Kostenstruktur im Blick, bevor es teuer wird.
Fällt ein angebundenes System aus oder ändert seine Schnittstelle, können Automatisierungen fehlschlagen. Deshalb setzen wir auf gezieltes Fehlerhandling und Benachrichtigungen, damit Probleme auffallen und behoben werden können, statt unbemerkt im Hintergrund zu bleiben.
Ja. Ein Ziel der Zusammenarbeit ist, dass Sie grundlegende Anpassungen selbst vornehmen können, z. B. zusätzliche Felder, Filter, Bedingungen oder neue, einfache Automatisierungen. Für komplexere Szenarien unterstützen wir Sie bei Bedarf weiter.
Weitere Leistungen: