Welche Prozesse eignen sich wirklich zur Automatisierung und welche (noch) nicht?

Viele Unternehmen stehen irgendwann an genau diesem Punkt:

Prozessautomatisierung klingt sinnvoll.
Aber welche Prozesse eignen sich eigentlich?
Und was davon lässt sich wirklich gut automatisieren, ohne Riesenkosten oder Risiken?“

Genau darum geht es in diesem Artikel: nicht um Tools, sondern um Auswahlkriterien. Am Ende sollen Sie klarer beantworten können:

„Diese Prozesse eignen sich zur Automatisierung, diese lieber noch nicht.“

Warum die richtige Prozessauswahl entscheidend ist

In Studien zu RPA- und Automatisierungsprojekten zeigt sich immer wieder:
Viele Initiativen scheitern gar nicht an der Technik, sondern daran, dass die falschen Prozesse automatisiert wurden. Schlechte Kandidaten führen zu:

• wenig spürbarem Nutzen,
• hoher Komplexität,
• Frust bei den Beteiligten, und
• dem Gefühl: „Automatisierung bringt bei uns nichts.“

Mehrere internationale Leitfäden und Whitepaper empfehlen daher ausdrücklich, Prozesse für die Automatisierung systematisch auszuwählen, anhand klarer Kriterien wie Volumen, Regelhaftigkeit, Stabilität und Datenqualität.

Die gute Nachricht:
Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist keine Raketenwissenschaft nötig. Ein einfacher Kriterienkatalog reicht, um sehr schnell zu sehen:

• Prozess A → sehr guter Kandidat (Quick Win)
• Prozess B → erst stabilisieren / vereinfachen
• Prozess C → bewusst manuell lassen (z. B. wegen Empathie, Kreativität)

Grundprinzip: Was zeichnet einen „guten“ Kandidaten für Prozessautomatisierung aus?

Wenn Sie sich fragen „Welche unserer Prozesse eignen sich zur Prozessautomatisierung?“, können Sie sich an einem Kernprinzip orientieren:

Je häufiger, regelbasierter und digitaler ein Prozess ist, desto eher eignet er sich zur Automatisierung.

Das gilt laut diversen RPA- und BPA-Guides für klassische Robotic-Process-Automation genauso wie für Low-Code-Plattformen wie Power Automate, Zapier oder Make.

Checkliste: Diese Merkmale sollten Ihre Prozesse mitbringen

Je mehr dieser Punkte ein Prozess erfüllt, desto eher lohnt eine Automatisierung:

1. Repetitiv & häufig
   • Die Aufgabe kommt täglich oder wöchentlich vor, nicht nur einmal im Quartal.
   • Typisch: E-Mails abarbeiten, Anhänge ablegen, Daten übertragen.
2. Klare, regelbasierte Entscheidungen
   • „Wenn X, dann Y“ lässt sich beschreiben:
     • z. B. „Wenn Rechnung > 5.000 €, dann zweite Freigabe einholen.“
   • Es braucht kein Bauchgefühl, sondern nachvollziehbare Regeln.
3. Standardisiert & stabil
   • Der Ablauf ist seit Monaten im Kern derselbe.
   • Ausnahmen gibt es, aber sie sind überschaubar.
   • Es existiert zumindest eine mündliche oder grobe Prozessbeschreibung.
4. Digital verfügbare Daten
   • Die Informationen liegen schon in:
     • E-Mails, Tabellen, Formularen, CRM, ERP, Ticketsystem, SharePoint etc.
   • Je strukturierter (Listen, Tabellen) die Daten, desto besser.
5. Volumen & Zeitfresser-Potenzial
   • Viele Fälle pro Woche oder Monat.
   • Jeder einzelne Vorgang ist an sich klein, aber in Summe entsteht spürbarer Aufwand.
6. Fehleranfälligkeit & Qualitätsrisiko
   • Viele Copy-&-Paste-Schritte, Medienbrüche, manuelle Listen.
   • Fehler haben spürbare Folgen (z. B. falsche Beträge, verpasste Fristen).
7. Compliance- oder Nachweispflichten
   • Prozesse mit Dokumentationspflicht (Finanzen, HR, regulatorische Anforderungen).
   • Automatisierung kann hier Transparenz und Protokolle quasi „by design“ liefern.

Wenn Sie Ihre Liste aus manuellen Tätigkeiten (z. B. aus Ihrem „Schmerzpunkte“-Workshop) gegen diese Kriterien halten, sehen Sie schnell:

• Top-Kandidaten: viele Häkchen, überschaubare Komplexität
• Langfrist-Kandidaten: wichtig, aber heute noch zu chaotisch
• Bewusst manuell: z. B. Beratungsgespräche, Verhandlungen, kreatives Arbeiten

6 Prozesstypen, die sich in der Praxis besonders oft lohnen

International sehen wir immer wieder ähnliche Muster, ob Berater, Software-Anbieter oder Studien: Wenn es um „was eignet sich zur Automatisierung“ geht, fallen bestimmte Prozesse immer wieder.

1. Eingangsrechnungen, Bestellungen & Dokumentenablage

Typisches Szenario:

• Rechnungen kommen per E-Mail (PDF) ins Postfach.
• Jemand lädt Anhänge herunter, benennt sie um, verschiebt sie in Ordner, pflegt Daten ins System ein.

Warum ideal zur Automatisierung:

• Hohe Wiederholrate, klar definierter Ablauf, meist strukturierte Daten.
• Sehr gut geeignet für Power Automate (E-Mail → SharePoint/OneDrive → Teams/Listen) oder externe Tools.

Internationale Case Studies zeigen hier massive Effekte:

• Ein Unternehmen erreichte laut Google Cloud mit automatisierter Rechnungsverarbeitung im Zusammenspiel aus E-Mail, Dokumenten-Analyse und ERP ein ROI von Faktor 40, also „40x Return on Investment“.
• Andere Fallstudien berichten von 90 % Kostensenkung und einer Ver-Sechsfachung der verarbeitbaren Rechnungen pro Tag durch End-to-End-Automatisierung im Rechnungsprozess.

Für KMU heißt das:
Schon relativ einfache Flows, z. B. auf Basis von Power Automate, können hier messbare Effekte bringen.

2. Standard-Genehmigungen (Rechnungen, Urlaube, Limits)

Beispiele:

• Freigabe von Eingangsrechnungen
• Urlaubsanträge
• Budget-/Ausgabenfreigaben
• Rabattfreigaben im Vertrieb

Warum gute Kandidaten:

• Klare Rollen („wer darf was freigeben?“).
• Regeln sind definierbar: Betragsgrenzen, Vertretungsregeln, Eskalationen.
• Eignen sich hervorragend für Workflows in Microsoft 365 (SharePoint-Listen + Power Automate + Teams/Outlook).

Studien und Best-Practice-Guides empfehlen Genehmigungsprozesse explizit als frühe RPA-/Automatisierungskandidaten, weil sie hochvolumig, regelbasiert und dokumentationspflichtig sind.

3. Anfragen & Tickets aus Sammelpostfächern

Typische Ausgangslage:

• info@…, support@…, buchhaltung@… o. ä.
• Jemand sortiert E-Mails manuell, leitet weiter, führt eine Liste.

Warum geeignet:

• Hoch repetitiv, oft klar anhand Betreff/Kategorie oder Formularfeldern zuordenbar.
• Gut automatisierbar mit:
  • Formularen (z. B. Microsoft Forms),
  • SharePoint-Listen,
  • Planner-/Teams-Integration,
  • oder externen Tools wie Zapier/Make bei nicht-Microsoft-Tools.

Viele Ratgeber für Business Process Automation nennen genau diese „Eingangskanäle“ als Top-Kandidaten, weil hier meist viel manuelle Sortierarbeit anfällt und Tickets leicht strukturiert werden können.

4. Stammdaten- und CRM-Pflege

Typische Fälle:

• Adressdaten, Kontaktdaten, Vertragsdaten in mehreren Systemen.
• Neue Leads aus Formularen / Landingpages müssen ins CRM, Newsletter-Tool, ggf. ERP.

Warum geeignet:

• Hohe Wiederholrate, oft simple Regeln („wenn Formular A, dann in Liste B und C eintragen“).
• Ideal für:
  • Power Automate (wenn Microsoft-Umgebung),
  • Zapier/Make (bei HubSpot, Pipedrive, Mailchimp, Webshop etc.).

Internationale Best-Practice-Guides betonen, dass Daten-Synchronisation zwischen Systemen zu den häufigsten Automatisierungsfällen gehört, u. a. im Marketing- und Vertriebsumfeld.

5. Reporting & Auswertungen

Typische Ausgangslage:

• Mitarbeitende ziehen regelmäßig Datenexporte (CSV/Excel) aus Systemen.
• Diese werden manuell aufbereitet, kombiniert, in Excel-Dashboards oder PowerPoint übertragen.

Warum geeignet:

• Wiederkehrend, klar strukturierte Schritte, viele Copy-&-Paste-Tätigkeiten.
• Perfekt für:
  • Power Automate (Regel-Exporte und Ablage),
  • Power BI (automatisierte Datenmodelle),
  • oder kleine Helfer via Zapier/Make zur Datenübertragung zwischen Tools.

International wird Reporting oft als zweite Welle der Automatisierung beschrieben: Wenn operative Flows stehen, lohnt es sich, Kennzahlen und Statusberichte zu automatisieren und so sichtbar zu machen, was die Automatisierung bringt.

6. HR- und Backoffice-Prozesse

Gerade im HR-Bereich gibt es viele standardisierte, aber dokumentationspflichtige Abläufe:

• Onboarding neuer Mitarbeitender
• Vertragsdokumente verschicken und ablegen
• Änderungen von Stammdaten
• Bescheinigungen, Fristen, Erinnerungen

Beratungen wie Deloitte nennen explizit HR und Finance als typische Bereiche, in denen RPA- und Automatisierungstools schnell Effizienzgewinne bringen, ohne Kernsysteme austauschen zu müssen.

Mit Microsoft 365 lassen sich hier schlanke Lösungen bauen, z. B.:

• Onboarding-Liste in SharePoint → Power-Automate-Flow → Aufgaben in Planner, Mails, Teams-Benachrichtigungen.
• Fristen-/Wiedervorlage-Liste → täglicher Flow → Erinnerungen + Eskalationen.

Welche Prozesse (noch) nicht geeignet sind

Mindestens genauso wichtig wie die Frage „Welche Prozesse eignen sich zur Automatisierung?“ ist die Gegenfrage: Was lieber (noch) nicht?

In vielen Leitfäden wird davor gewarnt, folgende Prozessarten zu früh zu automatisieren:

1. Kreative, einmalige oder hochgradig individuelle Tätigkeiten

• Strategieworkshops, komplexe Verhandlungen
• Individuelle fachliche Bewertungen, die stark auf Erfahrung beruhen
• Kreative Arbeit (z. B. maßgeschneiderte Konzepte)

Hier können Tools unterstützen (z. B. bei Vorbereitung, Dokumentation), aber der Kern sollte bewusst menschlichbleiben.

2. Chaotische oder gar nicht definierte Prozesse

• Jeder macht es „irgendwie anders“.
• Es gibt keine klare Reihenfolge, keine definierten Rollen, keine Regeln.
• Viele Sonderfälle, ständig neue „Ausnahmen“.

Automatisierung verstärkt hier nur das Chaos.
Diese Prozesse sollten Sie zuerst strukturieren, vereinfachen und standardisieren, dann automatisieren. Studien zu fehlgeschlagenen RPA-Projekten verweisen genau auf solche Fälle.

3. Prozesse mit schlechter Datenqualität

• Viele unvollständige, fehlerhafte oder inkonsistente Daten.
• Wichtige Informationen liegen nur in Köpfen oder in unleserlichen Dateien.

Automatisierung ist hier wie ein Lautstärkeregler:
Sie verstärkt das, was da ist, auch schlechte Daten.

Empfehlung:
Zuerst Datenquellen konsolidieren und Mindeststandards definieren (Pflichtfelder, Validierungen), dann automatisieren.

4. Prozesse, die sich gerade stark verändern

• Reorganisation, Systemwechsel, neue Produktlinien.
• Abläufe sind „im Fluss“ und werden ständig angepasst.

Hier ist es oft sinnvoll, einen gewissen Stabilisierungszeitraum abzuwarten oder bewusst nur diejenigen Teile zu automatisieren, die bereits stabil sind.

Einfache Bewertungsmatrix: So priorisieren Sie Ihre Automatisierungskandidaten

Sie müssen kein komplexes Bewertungsmodell implementieren, wie es in wissenschaftlichen Artikeln (AHP, TOPSIS etc.) vorgeschlagen wird.

Für KMU reicht oft eine einfache 4-Kriterien-Sicht:

1. Volumen / Häufigkeit
   • Skala 1–5: Wie oft kommt der Prozess pro Monat vor?
2. Komplexität / Regelhaftigkeit
   • 1 = sehr viele Ausnahmen, unklare Regeln
   • 5 = klar strukturierter, gut beschreibbarer Ablauf
3. Datenqualität / Digitalisierbarkeit
   • 1 = viele Papierdokumente, fehlende Daten
   • 5 = saubere, digitale Datenquellen
4. Business Impact / Risiko
   • 1 = unwichtige Routine
   • 5 = hoher Zeitaufwand, hohe Fehlerkosten, Compliance-Relevanz

Daumenregel:
Starten Sie dort, wo Volumen + Regelhaftigkeit + Business Impact hoch sind und Datenqualitätmindestens im Mittelfeld liegt.

So identifizieren Sie Ihre Quick Wins:

• Score 15–20 Punkte → sehr gute Kandidaten für eine erste Automatisierung
• Score 10–14 Punkte → mittelfristige Kandidaten / nach Stabilisierung
• Score < 10 Punkte → vorerst manuell lassen oder erst Prozess/Daten verbessern

Kurzbeispiele aus der Praxis (KMU-Perspektive)

Zum Abschluss drei typische Beispiele, wie die obigen Kriterien in der Praxis wirken, gerade im Umfeld von Power Automate, Zapier oder Make.

Beispiel 1: Eingangsrechnungen (Finanz-Backoffice)

• Ausgangslage:
  • 80–100 Rechnungen pro Monat, alles per E-Mail.
  • Manuelle Ablage, manuelle Freigabe, Excel-Liste zur Übersicht.
• Bewertung:
  • Volumen: hoch (4–5)
  • Regelhaftigkeit: hoch (4–5)
  • Datenqualität: gut (digital, PDFs) (4)
  • Business Impact: hoch (4–5)

→ Top-Kandidat: Erst automatisierte Ablage + digitale Freigabe mit Power Automate und SharePoint.

Internationale Case Studies zu Rechnungsprozessen berichten genau hier von massiven Zeit- und Kosteneinsparungen.

Beispiel 2: Onboarding neuer Mitarbeitender (Dienstleister)

• Ausgangslage:
  • 2–3 neue Mitarbeitende pro Monat.
  • Checklisten in Excel, E-Mails an IT, HR, Fachbereich.
• Bewertung:
  • Volumen: mittel (2–3)
  • Regelhaftigkeit: hoch (4)
  • Datenqualität: gut (HR liefert Stammdaten) (4)
  • Business Impact: hoch (3–4; Professionalität, Zeitaufwand)

→ Guter Kandidat, aber kein Massenprozess.
Empfehlung: Schlanke Automatisierung (SharePoint-Liste + Power Automate → Aufgaben, Mails, Erinnerungen). Amortisiert sich eher über Qualität & Standardisierung als über reine Minutenersparnis.

Beispiel 3: „Alle Anfragen landen bei der Assistenz“

• Ausgangslage:
  • Support-, Termin- und allgemeine Anfragen laufen in einem Postfach auf.
  • Assistenz leitet je nach Inhalt weiter, pflegt manuelle Listen.
• Bewertung:
  • Volumen: mittel bis hoch (3–4)
  • Regelhaftigkeit: gemischt (2–4; abhängig von Kategorien)
  • Datenqualität: variabel (3)
  • Business Impact: hoch (3–4)

→ Vorgehen:

1. Kategorien über Formular oder klare Mail-Regeln standardisieren.
2. Dann mit Power Automate (oder Zapier/Make für Non-Microsoft-Tools) automatisiertes Routing, Ticket-Anlage und Statusübersichten aufbauen.

Fazit: Kleine, gut gewählte Schritte statt „alles auf einmal“

Wenn man „Welche Prozesse eignen sich zur Prozessautomatisierung?“ systematisch beantwortet, sieht der Weg deutlich klarer aus:

1. Schmerzpunkte sammeln
   – wo entstehen heute spürbare, wiederkehrende manuelle Tätigkeiten?
2. Mit Kriterien bewerten
   – Volumen, Regelhaftigkeit, Datenqualität, Business Impact.
3. Quick Wins auswählen
   – Prozesse, die viele Kriterien erfüllen und überschaubare Risiken haben.
4. Mit einem Pilot starten
   – z. B. automatisierte Rechnungsablage, einfache Freigaben oder Ticket-Routing.
5. Lernen & skalieren
   – auf Basis der ersten Erfahrungen weitere Prozesse nachziehen.

Internationale Studien zu intelligenter Automatisierung kommen zu ähnlichen Ergebnissen: Unternehmen, die gezielt geeignete Prozesse automatisieren, berichten von Produktivitätssteigerungen und durchschnittlichen Kostensenkungen um ~30 % über mehrere Jahre.

Wie ich Sie dabei unterstützen kann

Genau hier setze ich mit LeanFlow Consulting an:

• Aufnahme Ihrer aktuellen Prozesse & manuellen Tätigkeiten
• Gemeinsame Bewertung: Welche Prozesse eignen sich zur Automatisierung und welche (noch) nicht?
• Auswahl von 1–2 Quick-Wins mit klarem Nutzen
• Umsetzung mit Microsoft 365 / Power Automate, bei Bedarf in Kombination mit Zapier oder Make
• Dokumentation und Know-how-Transfer, damit Sie später selbst ausbauen können