In 5 Schritten zur ersten sinnvollen Prozessautomatisierung in Ihrem Unternehmen

Viele Unternehmen stehen an demselben Punkt:

„Wir müssten mal was automatisieren, aber womit fangen wir an?“

Die gute Nachricht:Sie müssen nicht direkt einen kompletten End-to-End-Prozess digitalisieren. Der sinnvollste Einstieg ist meistens eine kleine, klar umrissene Automatisierung, die schnell Wirkung zeigt und Ihnen hilft, Erfahrung zu sammeln.

In diesem Artikel führe ich Sie in 5 Schritten von „vage Idee“ zu „funktionierender Automatisierung“, z. B. mit Power Automate oder, je nach Systemlandschaft, auch mit Zapier oder Make.

Schritt 1: Schmerzpunkte & manuelle Prozesse identifizieren

Bevor Sie über Tools nachdenken, geht es um eine einfache Frage:

Wo entsteht bei uns jeden Tag unnötige, wiederkehrende Arbeit?

Typische Kandidaten:

• E-Mails werden regelmäßig abgetippt (z. B. aus Formularen oder Systemen).
• Dateien werden ständig von A nach B verschoben (E-Mail → Dateiserver → SharePoint).
• Informationen werden in mehreren Systemen doppelt gepflegt.
• Mitarbeitende müssen häufig nachhaken („Hast du schon freigegeben?“, „Ist das erledigt?“).
• Erinnerungen und Fristen hängen im Kopf einzelner Personen oder in verstreuten Excel-Dateien.

So gehen Sie konkret vor

1. Sprechen Sie mit 3–5 Personen aus unterschiedlichen Bereichen (Backoffice, Vertrieb, HR, IT).
2. Stellen Sie Fragen wie:
   • „Welche Tätigkeiten nerven dich regelmäßig?“
   • „Wo hast du das Gefühl, immer wieder das Gleiche zu tun?“
   • „Welche Aufgaben würdest du am liebsten an einen Roboter abgeben?“
3. Notieren Sie konkret wiederkehrende Tätigkeiten und nicht abstrakte Probleme wie „Kommunikation könnte besser sein“.

Ergebnis von Schritt 1: Sie haben eine Liste von 5–15 manuellen Tätigkeiten, die immer wieder vorkommen und potenziell automatisierbar sind.

Schritt 2: Quick Wins auswählen (wenige Beteiligte, klarer Ablauf)

Nicht jeder Prozess eignet sich als Einstieg. Wählen Sie für die erste Automatisierung einen Quick Win:

Lieber klein, überschaubar und erfolgreich, als direkt das komplexeste Thema des Unternehmens.

Kriterien für einen guten Startprozess

• Wenige Beteiligte: Idealerweise 1–3 Rollen, kein Prozess mit 10 Abteilungen und 5 Eskalationsstufen.
• Klare Regeln: Sie können den Ablauf in wenigen Sätzen beschreiben: „Wenn X passiert, soll Y passieren und im Zweifel entscheidet Person Z.“
• Hohe Wiederholrate: Die Aufgabe kommt täglich oder wöchentlich vor, nicht einmal im Quartal.
• Überschaubare Risiken: Wenn etwas schiefgeht, ist es unangenehm, aber kein Fiasko.

Beispiel für Quick Wins

• E-Mail-Anhänge automatisch ablegen
• Erinnerungen für Fristen/Follow-ups
• Tickets/Anfragen nach Kategorie verteilen
• Standard-Mails automatisch versenden

Ergebnis von Schritt 2: Sie haben 1–2 konkrete Szenarien, mit denen Sie starten möchten, inklusive grober Beschreibung: „Wann passiert was? Wer ist beteiligt?“

Schritt 3: Tool-Entscheidung – Power Automate oder Zapier/Make?

Erst jetzt wird die Tool-Frage wirklich relevant.

Eine einfache Daumenregel:

• Schwerpunkt auf Microsoft 365 (Outlook, SharePoint, Teams, Planner, OneDrive)?→ Starten Sie mit Power Automate.
• Stark verteilte Cloud-Landschaft mit Tools wie HubSpot, Pipedrive, Notion, Google Workspace, Marketing-Tools? → Prüfen Sie Zapier oder Make zusätzlich oder alternativ.

Wann Power Automate ideal ist

• Ihre wichtigsten Daten liegen in Microsoft 365.
• Sie möchten, dass Prozesse innerhalb Ihrer bestehenden IT- und Sicherheitsrichtlinien laufen.
• Sie planen mittelfristig, auch andere Power-Platform-Komponenten (Power Apps, Power BI) einzusetzen.

Typische Start-Szenarien:Dokumentenablage, Freigaben, interne Benachrichtigungen, Listen-Workflows.

Wann Zapier/Make sinnvoll sind

• Sie nutzen viele Cloud-Dienste außerhalb von Microsoft, z. B. CRM, Marketing-Automation, Webshop, Support-Tools.
• Sie wollen schnell Daten zwischen verschiedenen Plattformen austauschen.
• Fachbereiche sollen selbst einfache Abläufe bauen können (z. B. Marketing mit Zapier).

Typische Start-Szenarien:Formulare → CRM → Newsletter-Tool, Webshop → Google Sheets, Lead-Benachrichtigungen.

Kombination ist erlaubt

Oft ist die beste Lösung eine Kombination:

• Zapier/Make als Integrations-Hub für externe Tools
• Power Automate für interne Prozesse in Microsoft 365

Ergebnis von Schritt 3: Sie haben sich für eine Plattform entschieden (oder eine Kombination) und wissen: „Diesen Prozess wollen wir mit diesem Tool abbilden.“

Schritt 4: Prototyp bauen & mit kleinem Team testen

Jetzt wird es konkret: Es geht nicht direkt um die „perfekte“ Lösung, sondern um einen funktionierenden Prototypen.

Ziel: In wenigen Tagen einen Flow, der 80–90 % des Prozesses sinnvoll abbildet.

Vorgehen beim Prototypen

1. Trigger definieren
   • Was löst den Ablauf aus?
   • Beispiel: „Neue E-Mail im Postfach X“, „Neuer Eintrag in SharePoint-Liste Y“, „Formular abgeschickt“.
2. Aktionen skizzieren
   • Welche Schritte sollen automatisch passieren?
   • Beispiel: Anhang speichern, Datensatz anlegen, Benachrichtigung senden, Freigabe anfordern.
3. Minimalversion bauen
   • Nur die wichtigsten Schritte implementieren.
   • Fehlerbehandlung, Sonderfälle, Logging können später ergänzt werden.
4. Mit kleinem Team testen (Pilotgruppe)
   • 2–3 Nutzer:innen ausprobieren lassen.
   • Feedback einholen: „Was ist hilfreich? Was irritiert? Was fehlt?“

Praxis-Tipp

Dokumentieren Sie auf einer halben Seite:

• Zweck der Automatisierung
• Wer ist beteiligt?
• Was darf der Flow automatisch entscheiden, und wo braucht es eine manuelle Entscheidung?

Das hilft enorm, Missverständnisse zu vermeiden, besonders später beim Rollout.

Ergebnis von Schritt 4: Ein laufender Prototyp, der den Kernprozess abbildet und im Alltag getestet wird.

Schritt 5: Rollout, Monitoring & nächste Iterationen

Wenn der Prototyp im kleinen Rahmen funktioniert, geht es an den Rollout und an die kontinuierliche Verbesserung.

5.1 Rollout planen

• Zielgruppe definieren: Wer soll die Automatisierung nutzen? Nur ein Team oder mehrere Abteilungen?
• Kurze Einführung: Eine 20–30-minütige Demo reicht oft:
  • Was macht die Automatisierung?
  • Wo sehe ich Ergebnisse (z. B. Ablageort, Listen, Teams-Nachrichten)?
  • Was passiert im Fehlerfall?
• Anleitung bereitstellen: 1–2 Seiten mit Screenshots sind meist völlig ausreichend.

5.2 Monitoring & Fehlerbehandlung

Automatisierungen sind keine „Fire-and-Forget“-Lösungen. Gerade am Anfang sollten Sie:

• regelmäßig prüfen, ob Flows fehlerfrei laufen,
• Fehler-Notifications sinnvoll einrichten (z. B. an eine Sammeladresse oder ein Teams-Team),
• beobachten, wie oft der Flow ausgelöst wird (Nutzungshäufigkeit).

5.3 Iterationen einplanen

Nach einigen Wochen sind Sie in einer super Position:

• Sie wissen, ob und wie viel Zeit die Automatisierung spart.
• Sie sehen, wo Nutzer:innen noch manuell eingreifen müssen.
• Sie erkennen, welche Sonderfälle häufiger auftreten.

Darauf basierend können Sie:

• zusätzliche Schritte ergänzen (z. B. weitere Kategorien, Eskalationen),
• den Flow robuster machen (z. B. bessere Fehlerbehandlung, Logging),
• ähnliche Prozesse nachziehen („Das gleiche brauchen wir auch in Abteilung X“).

Ergebnis von Schritt 5: Ihre erste sinnvolle Automatisierung läuft im Alltag, wird überwacht und Schritt für Schritt verbessert und Sie haben eine Blaupause für weitere Projekte.

Fazit: Der Weg zur ersten sinnvollen Automatisierung

Wenn man den Prozess herunterbricht, sieht er gar nicht mehr so groß aus:

1. Schmerzpunkte identifizieren: Wo nervt wiederkehrende Arbeit?
2. Quick Win auswählen: Klein anfangen, aber mit klarem Nutzen.
3. Passende Plattform wählen: Power Automate, Zapier, Make (oder Kombination).
4. Prototyp bauen & testen: Schnell ins Machen kommen.
5. Rollout & Iteration: Pragmatisch verbessern.

So entstehen aus „Wir müssten mal was automatisieren“ sehr konkrete Ergebnisse:Weniger Routinearbeit, weniger Fehler, mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben.

Wie ich Sie dabei unterstützen kann

Genau an dieser Stelle begleite ich Unternehmen mit Leanflow Consulting:

• Aufnahme Ihrer aktuellen Prozesse und Schmerzpunkte
• Auswahl von geeigneten Quick-Wins
• Entscheidung: Power Automate, ggf. in Kombination mit Zapier/Make
• Umsetzung eines ersten Ende-zu-Ende-Prototyps
• Begleitung beim Rollout und Know-how-Transfer an Ihr Team