LeanFlow Consulting - Prozessautomatisierung mit Microsoft 365 & der Power Platform
Wir eliminieren wiederkehrende Aufgaben dauerhaft.
Wir unterstützen kleine und mittlere Unternehmen dabei, wiederkehrende Aufgaben und ganze Geschäftsprozesse in Microsoft 365 mit der Power Platform (Power Automate, Power Apps, Power BI) zu automatisieren.
So verbringen Ihre Teams weniger Zeit mit Administration und mehr Zeit mit Arbeit, die wirklich Wert schafft.
Mehr Effizienz. Weniger Aufwand.
Ihr Nutzen durch Prozessautomatisierung
Mit der richtigen Mischung aus Microsoft 365, Power Platform und, falls sinnvoll, Tools wie Zapier oder Make lassen sich viele manuelle Tätigkeiten innerhalb weniger Wochen automatisieren. Die wichtigsten Effekte für Ihr Unternehmen:
Der Baukasten
Modulübersicht
Diese Module sind typische Einstiegspunkte. Je nach Ziel kombinieren wir sie zu einem End-to-End Prozess, zum Beispiel Rechnungseingang, Angebotsfreigabe oder Onboarding.
Für klar abgegrenzte Workflows passt das Starter-Paket, für professionelle End-to-End Automatisierung mit Tests, Logging und Fehlerpfaden das Business-Paket.
Ein Power Automate Flow erkennt relevante E-Mails, benennt Anhänge korrekt und speichert sie automatisch in Ihrer Microsoft 365 Ablage (z.B. SharePoint oder OneDrive).
Typische Ersparnis: 4 bis 5 Stunden pro Woche
Daten werden zyklisch aktualisiert, Power BI Reports neu berechnet und bei Bedarf automatisch exportiert oder per E-Mail geteilt.
Typische Ersparnis: 5–10 Stunden pro Monat
Aus einer Liste (z.B. Excel, SharePoint oder einem CRM) werden vollautomatisch PDF-Rechnungen generiert, versendet und sauber abgelegt.
Typische Ersparnis: 10–20 Minuten pro Rechnung
Sicherer Austritt statt offener Zugänge. Benutzerkonten sperren, Lizenzen entziehen und Hardware-Rückgabe per Checkliste steuern.
Nutzen: Sofortiger Zugriffsschutz & Compliance
Kundendaten, Tickets oder Bestellungen werden automatisch zwischen Systemen abgeglichen, z.B. über Power Automate oder Zapier/Make, wenn Nicht-Microsoft-Tools im Spiel sind.
Typische Ersparnis: 10–20 Stunden pro Monat
Follow-ups, Fristen und Termin-Erinnerungen laufen automatisch über Outlook, Teams oder andere Kanäle, ohne manuelles Nachhalten.
Typische Ersparnis: 15–25 Minuten pro Vorgang
Details zu den Bausteinen ansehen
Hier finden Sie alle 6 Module im Detail, inklusive Voraussetzungen und Preise.
Lösungen
Produktübersicht
Unsere drei Kernprodukte lösen komplexe Prozesse ganzheitlich. Vom Eingang bis zum Abschluss: fix und fertig als Business-Paket.
Rechnungseingang & Freigabe
Schluss mit E-Mail-Chaos. Zentrale Erfassung, automatisches Auslesen, Status und Fristen.
Anfragen & Angebotsprozess
Vom Posteingang zur Pipeline. Strukturierte Erfassung und automatische Follow-ups.
Mitarbeiter Onboarding
Der perfekte erste Tag. Rollenbasierte Aufgabenverteilung an HR, IT und Fachbereich.
Zeit & Kosten sparen
So viel können Sie gewinnen
Die folgenden Beispiele zeigen, wie viel Zeit und Kosten Unternehmen typischerweise durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben sparen. Die Werte lassen sich an Ihre Situation anpassen. So erhalten Sie ein realistisches Bild des möglichen ROI.
Warum rechnen wir mit 60 €/h?
Wir verwenden einen durchschnittlichen Vollkostensatz pro Mitarbeiterstunde.
Dieser berücksichtigt nicht nur den Lohn, sondern auch Arbeitgeberanteile, Ausfallzeiten, Arbeitsplatz, Software und Verwaltungsaufwand.
So erhalten Sie eine wirtschaftlich saubere Grundlage für Ihre ROI-Betrachtung.
Ziehen Sie die Balken, um zu sehen, wie viel Zeit und Kosten Sie in den einzelnen Bereichen einsparen können.
Rechnungen Typisch in KMU: 40–150 Rechnungen/Monat.
Jede Einheit spart ca. 0,25 h.
Jede Einheit spart ca. 0,25 h.
Mitarbeiter-Onboarding Typisch in KMU: 1–3 neue Mitarbeiter/Monat.
Jede Einheit spart ca. 2 h Einarbeitung.
Jede Einheit spart ca. 2 h Einarbeitung.
Tickets Typisch in KMU: 20–100 Tickets/Monat.
Jede Einheit spart ca. 0.75 h.
Jede Einheit spart ca. 0.75 h.
Reports Typisch in KMU: 5–15 Reports/Monat.
Jede Einheit spart ca. 0.8 h.
Jede Einheit spart ca. 0.8 h.
Datensync Tools Typisch in KMU: 5–15 Sync-Jobs/Monat.
Jede Einheit spart ca. 0.6 h.
Jede Einheit spart ca. 0.6 h.
Termine & Erinnerungen Typisch in KMU: 10–30 Termine/Monat.
Jede Einheit spart ca. 0.3 h.
Jede Einheit spart ca. 0.3 h.
Für wen lohnt sich Prozessautomatisierung besonders?
Für wen ist LeanFlow Consulting ideal?
Typische Unternehmen
- Dienstleistungsunternehmen mit ca. 5–50 Mitarbeitenden
- Abteilungen in größeren Unternehmen (HR, Vertrieb, Backoffice, IT)
- KMU, die Prozesse noch per Excel, E-Mail & Dateien steuern
- Teams, die Microsoft 365 nutzen, aber wenig automatisiert haben
Typische Herausforderungen
- Viele manuelle Klicks: Dateien ablegen, Daten kopieren, Erinnerungen verschicken
- Unklare Abläufe: „Wer macht was und bis wann?“
- Fehleranfällige Prozesse durch Medienbrüche (Excel → E-Mail → Dateiablage)
- Mitarbeitende verbringen mehr Zeit mit Administration als mit Wertschöpfung
Wenn Sie sich in mindestens einem dieser Punkte wiederfinden, lohnt sich ein Blick auf Prozessautomatisierung mit Microsoft 365 und der Power Platform. Oft amortisiert sich bereits ein einzelner Workflow in wenigen Wochen.
Wenn Sie sich wiederfinden, ist der nächste Schritt ganz einfach: Sie sprechen direkt mit Ihrem persönlichen Ansprechpartner.
Ihr Ansprechpartner
Wer begleitet Sie durch Ihr Projekt?
Mein Name ist Dominik Pilichowski. Ich bin Wirtschaftsingenieur (M.Sc.) und seit über sechs Jahren im Software-, Prozess- und IT-Umfeld tätig, unter anderem bei einem globalen IT-Dienstleister und in der Versicherungsbranche.
In dieser Zeit habe ich erlebt, wie viel Zeit in manuellen Abläufen, E-Mail-Chaos und Kopierarbeit verloren geht. Genau hier setze ich heute an: mit pragmatischen, verständlichen Automatisierungen auf Basis von Microsoft 365 und der Power Platform, ergänzt durch Tools wie Zapier oder Make, wenn Ihre Systemlandschaft das besser unterstützt.
Mein Ziel: Prozesse, die einfach laufen. Damit Sie Zeit gewinnen, Fehler reduzieren und fokussiert arbeiten können.
Flexibel & effizient
100% Remote: Beratung & Umsetzung ohne Vor-Ort-Termine
Moderne Tools wie Power Automate, Power Apps, Power BI, Zapier oder Make lassen sich vollständig remote einrichten und betreiben. Deshalb ist auch unsere Zusammenarbeit zu 100% remote möglich: sicher, effizient und flexibel.
- ✔ Keine Anfahrt, keine Vor-Ort-Termine notwendig
- ✔ Abstimmung per Microsoft Teams oder E‑Mail
- ✔ Schnellere Umsetzung & volle Kontrolle über Ihre Daten
Ihr Weg zur Automatisierung in Microsoft 365
Ihr Automatisierungsprozess (Ablauf)
Unabhängig davon, ob wir primär mit der Power Platform oder mit Tools wie Zapier/Make arbeiten: Der Ablauf bleibt strukturiert und transparent.
Analyse & Identifikation
Wir identifizieren Ihre wiederkehrenden Aufgaben, analysieren Abläufe und priorisieren die Prozesse mit dem größten Hebel für Ihr Unternehmen.
Konzeption & Planung
Auf Basis Ihrer Systeme (z.B. Microsoft 365, CRM, Ticket- oder ERP-Systeme) entwickeln wir ein schlankes Konzept: Welche Datenquellen, welche Trigger, welche Schritte und welche Plattform (Power Platform, Zapier, Make) sich am besten eignet.
Umsetzung & Test
Wir setzen den Workflow um, z.B. als Power-Automate-Flow, Power App, Power-BI-Report oder Automation in Zapier/Make und testen alle Abläufe mit Beispiel- oder Echtdaten.
Rollout, Monitoring & Optimierung
Nach dem Go-Live begleiten wir die ersten Wochen, optimieren bei Bedarf und sorgen dafür, dass Ihre Automatisierung langfristig stabil und verständlich bleibt.
Tools & Lizenzen
Welche Plattform passt zu Ihrem Setup?
Viele Unternehmen nutzen Microsoft 365 oder andere Cloud-Tools, aber oft ohne die passenden Lizenzen oder ohne die Funktionen zu kennen, die ihnen bereits zur Verfügung stehen. Das führt zu unnötigen Kosten oder ungenutztem Potenzial.
Kostentransparenz inklusive:
Wir prüfen Ihre bestehenden Lizenzen und empfehlen nur, was Sie wirklich benötigen.
Sie möchten wissen, wie ein Projekt konkret abläuft oder ob Ihr Prozess geeignet ist? Die häufigsten Fragen beantworten wir hier.
Häufige Fragen
FAQ
Automatisierung lohnt sich bereits für sehr kleine Unternehmen, oft schon ab 3–5 Mitarbeitenden, sobald wiederkehrende Aufgaben intern Zeit binden. Entscheidend ist also nicht die Unternehmensgröße, sondern die Anzahl manueller Abläufe.
Typische Anzeichen, dass sich Automatisierung sofort rechnet:
- Täglich oder wöchentlich wiederkehrende administrative Tätigkeiten
- Mehrere Systeme im Einsatz (E-Mail, Ordner, Excel, SharePoint, Teams etc.)
- Prozesse, die immer wieder hängen bleiben („Wer war nochmal dran?“)
- Hohe Fehleranfälligkeit durch Copy-Paste oder manuelle Ablage
- Frust über Routine statt wertschöpfende Arbeit
Viele Kunden sparen schon mit einem einzigen Workflow 5–40 Stunden pro Monat, unabhängig davon, ob sie 5, 20 oder 50 Mitarbeitende haben.
Kurz gesagt:
Automatisierung lohnt sich nicht erst für große Unternehmen, sie skaliert bereits bei kleinen Teams enorm.
Nein. Viele Kunden haben keine eigene IT-Abteilung. Wir konzipieren und implementieren die Automatisierung so, dass sie für Fachbereiche verständlich bleibt und später bei Bedarf intern weiterentwickelt werden kann.
Wir berechnen nicht nach Stunden, sondern nach dem Wert, den die Automatisierung generiert. Wir bieten nur Lösungen an, die schnellen Mehrwert liefern. Dauert ein Projekt länger, wirkt sich das nicht auf die Kosten aus. Ausnahmen gibt es nur in seltenen Fällen bei besonderen Umständen.
Wir arbeiten vollständig remote und Sie behalten die Kontrolle. In den meisten Fällen reicht eine der folgenden Varianten:
- Option A: Gastzugang (empfohlen): Sie laden uns in Ihr Microsoft 365 ein (schnellste & sicherste Variante).
- Option B: Flow-Export: Wir erstellen die Automatisierung in unserer Umgebung, Sie importieren sie per Datei.
- Option C: Bildschirmfreigabe: Wir leiten Sie Schritt für Schritt an, ohne Zugriff auf Ihre Daten.
Remote-Umsetzung auf unserer Seite:
- Erstellung des Flows / Dashboards
- Testlauf mit Beispieldaten
- Dokumentation mit Screenshots und Erklärung
Optional: Gemeinsame Einrichtung per Screensharing, falls Sie keinen Gastzugang wünschen.
Wir automatisieren fast jeden wiederkehrenden Task: E-Mail-Anhänge speichern, Rechnungen erstellen, Reporting aktualisieren, Datensynchronisation, Termine & Erinnerungen. Gemeinsam identifizieren wir, wo der größte Mehrwert für Ihr Unternehmen entsteht.
Wir nutzen moderne Tools wie Power Automate, Power Apps, Power BI, Zapier und Make. Diese ermöglichen flexible, sichere und schnelle Automatisierungen, auch 100% remote.
Der ROI hängt vom Prozess ab. Typischerweise: kleine Abläufe → ROI nach 2-4 Monaten, komplexere Abläufe → ROI nach 4–10 Monaten. Unser Fokus liegt immer auf maximalem Mehrwert bei minimalem Zeitaufwand.
Nein, Ihre Daten bleiben sicher. Gastzugang ist optional, Flows können per Datei importiert werden oder wir arbeiten per Screensharing. Es gibt keine unnötigen Zugriffe auf Ihre Daten.
Wir bieten optional ein Service-Paket für Wartung, Monitoring und kleine Anpassungen bestehender Flows. So bleiben Ihre Automatisierungen jederzeit aktuell und effizient.
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